کلان سیستم اتوماسیون اداری - سیپا

توسعه دانش مدیریت سازمانی و بهره وری سازمانها از فناوری های نوین همگام با عصر تکنولوژی، اهمیت حلقه مفقوده ای از جنس فناوری و مهندسی مدیریت سازمانی را در سیستمهای مدیریت کلان بنگاه های اقتصادی و سازمانی پررنگ تر کرده است. طی سالیان اخیر ،تعدد وظایف و مسئولیتهای مدیران و کارمندان یک مجموعه از یک سو و تنش های روزمره ناشی از ارسال و دریافت مکاتبات درون سازمانی و برون سازمانی از سوی دیگر به علاوه ی سلیقه های مختلف مدیران در شیوه ی بایگانی و دستیابی به اطلاعات و مکاتبات، لزوم بهره گیری از سامانه ای اتوماتیک و یکپارچه در مجموعه ها را تشدید نموده و بر اساس این نیاز بنیادین ، بسیاری از شرکتهای تولید نرم افزار اقدام به ارائه ی سیستم اتوماسیون اداری و متعاقب آن فروش زیرسیستم ها و امکانات مورد نیاز بصورت جداگانه به مخاطبین کرده اند. نگارش برنامه ی یکپارچه و جامع کلان سیستم سیپا با عنایت به سیاست تکامل گرای گروه ایده های فراز و اهتمام گروه جهت ارائه خدمات و راهکارهای هوشمند و خلاق به شرکت ها و سازمانها بمنظور ارتقاء سطح بهره وری، کارآیی و بهبود همکاری سازمانی و همچنین پیروی از الگوی پاسخگویی به تمامی نیازهای مخاطب در نرم افزارها و سامانه های تولیدی ،به شیوه ای انجام شده که کاربران می توانند کلیه امور مربوط به مکاتبات اداری، حفظ و طبقه بندی اسناد و مدارک، تعریف جریان های کاری، فعالیت ها و فرآیندهای سازمانی، گزارشات مدیریتی و ... را بدون نیاز به هیچ زیر سیستم، افزونه یا امکانات جداگانه ، به سادگی مدیریت و پیگیری نمایند.

ویژگی‌های محصول

  • امکان ارتباط با سرویس مدیریت فکس (Service Fax)
  • امکان استفاده از انواع سرویس هاى تبادل اطلاعات در سازمان
  • امکان ارتباط با Server Mail و مدیریت ایمیل در کارتابل
  • پشتیبانى از پروتکل هاى استاندارد تبادل الکترونیکى مکاتبات نظیر ECE و سپاد
  • امکان استفاده از سرویس تبادل اطلاعات بین سازمانى پیوست
  • امکان طبقه بندى ورودى ها و تنظیم محیط نمایشى کارتابل براساس چیدمان دلخواه کاربر
  • امکان انجام عملیات خودکار بر روى ورودى هاى کارتابل با استفاده از ابزار عملیات اتوماتیک
  • امکان ثبت هامش متنى یا با قلم نورى بر روى تصویر نامه
  • امکان استفاده از ویرایشگر داخلى و یا نرم افزار Word براى ایجاد متن نامه
  • امکان استفاده از ویرایشگر تحت وب Online Word براى ایجاد متن نامه
  • محیط جستجوى پیشرفته براى انواع ورودى هاى کارتابل بصورت متمرکز
  • امکان پیگیرى دقیق و اطلاع از وضعیت مکاتبات با استفاده از درختواره ارجاعات
  • دسترسى سریع به سوابق مکاتبات
  • بایگانى مکاتبات مطابق با ساختار دلخواه
  • امکان تعیین مهلت پاسخگویى و محدوده زمانى در زمان ثبت و ارجاع
  • امکان تعیین ارجحیت و طبقه بندى اسناد و اولویت بندى ارجاع
  • امکان تفویض پست، امضاء یا بخشى از اختیارات و امکان نظارت بر کارتابل
  • امکان استفاده از بایگانى مرتبط با پست، شخص و سازمان

اتوماسیون اداری پیشرفته

 

  • اتوماسیون اداری تحت ویندوز ، تحت وب و شبکه - سیستم مکاتبات اداری
  • امکان مشخص کردن افراد و واحدهای سازمانی برای دسترسی به کارتابل های مشخص شده
  • قابلیت بررسی تمامی افرادی که کارتابل را مشاهده کردند.
  • امکان دریافت فرایند ورود و خروج از فکس
  • امکان ایجاد روال اداری و سازمانی
  • امکان پیوست مستندات از سیستم حسابداری پرونده اختلاف حساب ...
  • مدیریت اتوماسیون اداری پیشرفته
  • امکان تعریف و ایجاد مدلها و انواع قابلیتهای دیگر به تناسب کارخواست مشتری
  • قابلیت تعریف انواع روال بدون محدودیت در پورتال سازمانی موجود در اتوماسیون
  • امکا ن ایجاد روال  پیاده سازی ایزوها
  • امکا ن ایجاد روال مدیریت ورود و خروج
  • امکان پیوست اسناد مالی و زیرسیستمها به پرونده ها و اسناد
  • امکان ایجاد روال مدیریت و دریافت مرخصی ، حضور و غیاب و ماموریت

اتوماسیون آموزش

 

  • تعریف، تعیین شاخص‌ها و اندازه‌گیری اثربخشی در سطح دوره‌ها و کارکنان شرکت‌کننده در دوره‌های آموزشی
  • مدیریت و برنامه‌ریزی برگزاری دوره‌های آموزشی
  • حضور و غیاب فراگیران
  • ارزیابی اثربخشی دوره‌های آموزشی با متدهای مختلف مورد نظر سازمان
  • تعریف استاندارد آموزشی مشاغل مطابق با نیازهای خاص سازمان و سهولت به‌روزرسانی و اعمال تغییرات مرتبط با آن نیازسنجی
  • آموزشی شغلی، فردی و سازمانی و استفاده از این امکان برای برگزاری یا درخواست دوره‌های آموزش
  • به‌روزرسانی نیاز آموزشی شغلی و فردی کارکنان براساس کسب مهارت در دوره‌های موثر در رفع نیازهای فردی و شغلی
  • تعریف عوامل آموزشی و فرمول‌نویسی پویا و انعطاف‌پذیر با امکان استفاده از پارامترها و اطلاعات فراگیران و دوره‌ها
  • حسابداری آموزشی
  • تهیه گزارش‌های آموزش و سرانه‌های مرتبط با گروه‌بندی‌های دل‌خواه
  • دسته‌بندی اطلاعات و سوابق آموزشی و تهیه شناسنامه آموزشی کارمند
  • تهیه انواع گزارش‌های مدیریتی و مشاهده روند شاخص‌های آموزشی در طی زمان
  • ثبت و نگهداری اطلاعات مدرسان و موسسات آموزشی و ثبت نتایج ارزیابی آن‌ها
  • انطباق با فرآیندهای سازمانی با ابزار گردش ِکار در کارکردهای مختلف مربوط به ماژول از جمله درخواست دوره آموزشی
  • تعیین هزینه‌های آموزشی به تفکیک فراگیران و هزینه‌های عمومی برگزاری دوره و صدور سند حسابداری این هزینه‌ها

اتوماسیون مدیریت تردد

 

  • کنترل ورود و خروج و تردد اشخاص و پرسنل سازمان براساس سیاست‌های سازمان
  • تعریف انواع رویدادها، مشاهده آنلاین تردد کارکنان و وضعیت کنترل‌های مدنظر
  • تعریف انواع کارت‌های تردد، تعیین دسترسی کارت‌های مورد نظر و تخصیص آن به کارکنان
  • تعریف محدوده‌های فیزیکی و گیت‌های کنترل تردد و تعیین دسترسی‌های آن
  • تعریف برنامه‌ی زمان‌بندی کنترل تردد به تفکیک گیت‌های تعریف شده
  • کنترل متمرکز در عین توزیع‌شدگی جغرافیایی و عدم وابستگی به مدیریت سخت‌افزار در نقاط مختلف در مرکز
  • تعریف کنترل‌های سخت‌افزاری و مدیریت آن به‌وسیله نرم‌افزار
  • مشاهده رویدادهای تردد به‌شکل لحظه‌ای در بخش‌های مختلف
  • انعطاف‌پذیری بالا و سهولت اعمال تغییرات در محاسبات کارکرد
  • تعریف شیفت‌ها و تقویم‌های کاری و محاسبه انواع کارکردها
  • فرمول‌نویسی پویا و منعطف با امکان استفاده از تمامی پارامترها و اطلاعات در فرمول‌نویسی عوامل کارکرد
  • انجام تغییرات در روش محاسبه عوامل با حفظ تاریخچه تغییرات مربوط به آن
  • کاهش زمان اعمال تغییرات قوانین و رویه‌ها
  • در نظر گرفتن سوابق و تاریخچه اطلاعات در انجام محاسبات
  • کاهش زمان دسترسی به اطلاعات و استفاده از گزارش‌های متنوع
  • مشاهده افراد حاضر در سازمان و افراد در حال اضافه کار
  • تهیه انواع گزارش‌های کارکرد پرسنل به تفکیک عوامل روزانه و ماهانه

اتوماسیون خدمات الکترونیک کارمند

 

  • ثبت درخواست‌ها و مشاهده وضعیت تمام درخواست‌های ثبت شده
  • ثبت درخواست تغییر اطلاعات پرسنلی
  • ثبت درخواست مرخصی و ماموریت
  • ثبت درخواست تصحیح اطلاعات تردد
  • ثبت درخواست تغییر گروه کاری
  • ثبت درخواست مجوزهای حضور و غیاب
  • ثبت درخواست دوره آموزشی
  • استخراج گزارش‌ها و مشاهده اطلاعات فردی
  • مشاهده حکم‌های سازمانی
  • مشاهده کاردکس مرخصی
  • گزارش وضعیت تردد
  • مشاهده فیش حقوقی
  • مشاهده شناسنامه آموزشی 

اتوماسیون کارگزینی

 

  • مدیریت اطلاعات کارکنان
  • طبقه‌بندی مشاغل
  • مدیریت ساختار سازمانی
  • تعیین روش محاسبه عوامل حکمی به‌شکل دل‌خواه و به تفکیک انواع گروه‌های استخدامی
  • محاسبه عوامل حکمی به‌شکل خودکار
  • صدور احکام اصلاحی به‌شکل سیستمی
  • پوشش‌دهی فرآیندهای اداری مربوط به کارکنان و انطباق با فرآیندهای مورد نظر سازمان به‌وسیله ابزار
  • گردش کار در صدور احکام کارگزینی و فرآیندهای ماموریت و مرخصی

اتوماسیون مسیر شغلی

 

  • تعریف ساختار ارتقا و ترفیع
  • تعیین نوع ساختار براساس انواع مسیرهای توسعه شغلی
  • تعیین مبنای ارتقا یا ترفیع و روش به‌کارگیری آن
  • تعریف عوامل یا شاخص‌های ارتقا و ترفیع با روش محاسبه و اثرگذاری آن به‌طور دل‌خواه
  • اجرای ارتقا و ترفیع
  • تعیین شرط شمول ارتقا یا ترفیع
  • فیلتر کارکنان مورد نظر
  • استخراج مقادیر عوامل و شاخص‌های ارتقا یا ترفیع برای کارکنان مورد نظر
  • محدود کردن فهرست کارکنان براساس شرط شمول
  • ثبت اجرای ارتقا و ترفیع با وضعیت‌های مختلف برای پشتیبانی از گردش کار
  • اعمال ارتقا یا ترفیع از طریق صدور درخواست حکم کارگزینی یا صدور حکم برای مشمولان
  • تهیه گزارش پرونده ارتقا یا ترفیع کارمند
  • مشاهده تاریخ ارتقا یا ترفیع بعدی یا امتیاز لازم برای رسیدن به ارتقا بعدی

  • تهیه گزارش‌های آموزش و سرانه‌های مرتبط با گروه‌بندی‌های دل‌خواه
  • تهیه انواع گزارش‌های مدیریتی و مشاهده روند شاخص‌های آموزشی در طی زمان
  • کاهش زمان دسترسی به اطلاعات و استفاده از گزارش‌های متنوع
  • تهیه انواع گزارش‌های کارکرد پرسنل به تفکیک عوامل روزانه و ماهانه
  • استخراج گزارش‌ها و مشاهده اطلاعات فردی
  • گزارش وضعیت تردد
  • تهیه گزارش پرونده ارتقا یا ترفیع کارمند
  • امکان تهیه گزارش از ورودى ها و خروجى هاى کارتابل براساس حوزه دسترسى
  • امکان ایجاد و تهیه انواع گزارش هاى آمارى و مدیریتى در محیط گزارش ساز پویا
  • امکان Down Drill کردن و مشاهده جزئیات بر روى گزارش هاى آمارى
  • امکان اعمال انواع فیلترهاى تاریخى روى گزارش ها بصورت سالیانه، ماهانه، فصلى و یا بازه زمانى دلخواه
  • امکان تهیه انواع گزارش هاى کاربردى در راستاى کنترل انجام صحیح فرایندها و بهبود زمان انجام کار